Cambiar de Evernote a Notion

Guía completa para migrar a Notion desde Evernote

En mi caso soy un usuario avanzado de Evernote desde hace 12 años. Concretamente desde el año 2010.

Cuando lo descubrí se abrió un mundo para mí. Hasta entonces tenía interminables libretas en papel, folios sueltos, donde anotaba todo: reuniones, ideas, tareas, y trataba de mantener ordenadas unas libretas tras otras. Pero que aún así, cada vez que iba buscar algo me resultaba misión imposible, porque no tenía modo de acordarme, ni de las fechas en lo que escribí, ni en qué libreta estaba.

Luego decidí pasar al Bloc de notas de Windows, y la cosa no mejoró. Era lo mismo, pero digital y por tanto editable.. pero cada nota o archivo txt era difícil de encontrar en la carpeta que lo guardaba, debía abrirlo para ver su contenido y por tanto de aprovechar todo lo anotado.

En cambio, Evernote me permitió todos estos años tener toda mi información al alcance de mi mano, en el Mac, en el móvil o vía web, ordenada por libretas temáticas, todas dentro de un mismo sitio. Y lo mejor, con un meta buscador increíble que encuentra todo, da igual dónde y cómo lo anotara y guardara, y la verdad que le estoy tremendamente agradecido por todos estos años de productividad.

Pero tras el declive de Evernote, algo nuevo ha llegado, hace ya un tiempo.. aunque yo lo descubriera tarde y he de reconocer que con desconfianza inicial, ahora estoy encantado con Notion.

Porqué cambiar de Evernote a Notion

Con Notion pasas del concepto de bloc de notas digital, a una base de datos interconectada.

Formatos

Donde los formatos no tienen límite y puedes desde escribir notas anidadas de forma infinita, que parece algo menor, pero lo cambia todo. Destacar notas con emojis en el título visibles desde la barra lateral que te permiten mayor agilidad de acceso. Añadir imágenes de cabecera de una página. O hasta crear tablas dinámicas potentes integradas en las páginas.

Bases de datos

Toda página que crees de tipo base de datos, es como una tabla de información en filas y columnas, pero viene con vistas intercambiables de la bases de datos, de forma que a la misma información se le pueda añadir y visualizar fácilmente como lista, galería, tablero (Kanban), línea temporal o calendario.

Visual

Todo se puede mover arrastrándolo visualmente. Puedes usar Markdown y con introducir una simple / al escribir, te abre el menú contextual, con todas las opciones a añadir o embeber.

Puedes embeber dentro de una página absolutamente todo lo que se te ocurra, como ocurre en una página web, pero de un modo mucho más potente, fácil e igual de visual.

Enlazado

Las páginas de Notion, tanto normales de texto como de bases de datos, pueden enlazarse entre sí, y estar interconectadas como una wiki, y donde cada párrafo de un texto, es un elemento (item) al que enlazar o convertir en página o elemento de una base de datos, abriendo así un mundo de posibilidades.

Plantillas

Como son tantas las posibilidades que te ofrece Notion, te pueden abrumar, por eso viene con un directorio de plantillas, que puedes copiar, modificar y usar como mejor prefieras. De este modo aprovechas trabajo hecho por otro creando las estructuras, de la forma más efectiva.

Comentarios y colaboración en tiempo real

Si vienes de Evernote, sabrás lo horrible que ha sido siempre allí compartir notas y colaborar. En Notion es realmente sencillo, desde compartir, en privado individual en grupo, o en público. Permitiendo la edición, comentarios, menciones, duplicar como plantilla o que sea indexada en los buscadores..

Si aprecias tu tiempo, eres un fan de la productividad y un adicto a tomar notas, al menos has de probar Notion.

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Cómo cambiar de Evernote a Notion

Si vienes de Evernote, vamos a tratar de explicar como migrar a Notion, como he hecho yo, y algunos detalles extra importantes, que me han servido a mi, por si te sirve a ti también.

Puedes importar todas las libretas de Evernote, con sus notas, tags, e imágenes incluidas. Tanto cada libreta como cada nota de Evernote se convertirán en Páginas de Notion. También puedes elegir si quieres importar todo, o solamente importar una libreta de Evernote en concreto.

Para empezar, tienes que dirigirte a Notion a la barra gris lateral izquierda, y al final antes del icono de la papelera, tienes la opción “lmport”, al hacer clic, la primera opción es Evernote, como puedes ver en la imagen siguiente:

Si entras en ella, te pedirá hacer login a tu cuenta de Evernote, y a continuación Aceptar el conceder los permisos a Notion para que te muestre el contenido de Evernote.

Eliges la libreta o todas las libretas a importar y esto te creará en Notion las libretas que tienes en Evernote, pero lo hará de un modo particular, creará una Página en Notion por cada libreta de Evernote y dentro una vista de lista y una vista de galería. Cada nota será una Página más de dichas bases de datos.

Esto es útil, porque luego podrás ver las notas por fechas y demás, pero yo prefiero añadir un cambio para que quede a mi gusto.

Mi consejo

Entre las posibilidades de Notion, como dije, está la de crear páginas anidadas, esto permite una navegación más fácil desde el menú lateral y establecer una herencia y estructura al contenido.

La forma predeterminada de importación es creándote una base de datos de Notion y cada nota es un ítem de la base de datos. Esto te permite una ordenación y filtrado de las notas, pero no el acceso a las notas desde el menú lateral, ni la vista estructurada. Por lo que si como yo prefieres modificarlo, es tan sencillo como dirigirte a la Página padre, y una vez dentro seleccionar todas o unas cuantas de las Páginas y arrastrarlas a la barra izquierda. Cuando las tengas todas allí, podrás crear una nueva página padre y arrastrar en la misma barra lateral las páginas dentro de esta, de modo que no sea la padre una base de datos, sino que sea una página padre con subpáginas.

Una vez importadas las notas en Notion puedes organizarlas como quieras solo arrastrándolas, enlazarlas entre si, o con otras bases de datos.

Vídeo

Te dejo también un vídeo por si lo prefieres en este formato:

Extra

Ten en cuenta que la importación no borra tus notas de Evernote, sino que genera una copia que es la que se almacena en Notion. Si te arrepientes de cambiar de Evernote a Notion, también podrías volver a Evernote sin problema. Solo ten en cuenta que una vez editas esas notas en Notion, ya no se actualizarán en Evernote y tendrás versiones distintas.

Evernote aún tiene detalles, como las anotaciones en PDF el escaneo de documentos, la búsqueda dentro de los PDF o Word, una extensión para capturar webs algo mejor, o el acceso offline, que igual podrías querer mantener. Lo mejor es primero probar Notion, para hacer pruebas y una vez estés convencido que lo que te ofrece te convence entonces iniciar el proceso de importación, no antes.

Atención

Si tus libretas de Evernote tienen gran cuantía de notas, por ejemplo 1.000 existe un bug conocido en la importación que puede fallar, por lo que en esos casos, te recomiendo que dividas la libreta en 2 o 3.. libretas y luego las importes cada una de ellas separadamente.

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Artículo publicado originalmente en el blog de Obteo: «Cambiar de Evernote a Notion«